Conflicten en incassoproblemen voorkomen? Dat kan!

10 dec. 2022

Vroeg of laat, en of je het nu wilt of niet, krijg je er als ondernemer mee te maken: een conflict met een opdrachtgever. Niet zelden ontstaat dit nadat je de factuur hebt gestuurd of gaat het conflict zelfs over de factuur of betaling. In dit artikel geeft onze ondernemingsrecht- en incassospecialist gerichte tips om deze conflicten te voorkomen en om, als het dan toch zo ver komt, ervoor te zorgen dat u aan het langste eind trekt. 


Duidelijke afspraken en algemene voorwaarden

We zouden geen juristen zijn als we niet zouden zeggen dat schriftelijke afspraken en contracten belangrijk zijn. Vaak kom je daar alleen pas achter als het te laat is: als er een verschil van mening of conflict is ontstaan met een van je opdrachtgevers of partners. Dan kom je erachter dat de afspraken niet op papier stonden (er was een “handshake deal” of “gentlemen’s agreement”), de afspraken op papier toch niet zo duidelijk waren als gedacht of de dingen waarover je nu steggelt nu juist net níét in de overeenkomst staan. Dat is zonde, want met goede afspraken voorkom je conflicten en zorg je ervoor dat als het toch zo ver komt, je niet met lege handen staat. Daarom zeggen we het toch nog maar een keer: leg afspraken schriftelijk vast.

Tip: denk bij het maken van afspraken aan wat je belangrijk vindt als het niet meer loopt zoals je zou willen. Aan het begin van de samenwerking zijn de verhoudingen goed. We zien echter dat dit om verschillende redenen toch niet zo kan lopen zoals je beide voor ogen had. Dan is het goed om afspraken te hebben gemaakt over kosten, opzegmogelijkheden, aansprakelijkheid en schadevergoeding en hoe het project al dan niet wordt afgemaakt.

 Een paar voorbeelden van onderwerpen waarover afspraken belangrijk zijn:

  • Meerwerk en nieuwe opdrachten

  • Betaling, betalingstermijnen en wat er gebeurt als er niet op tijd wordt betaald

  • Kunnen partijen nog van elkaar af?

  • Wat gebeurt er met het geleverde en misschien nog niet geleverde werk?

  • Wie heeft het intellectuele eigendomsrecht?

  • Is er een eigendomsvoorbehoud of andere zekerheid afgesproken?

Als je al bij het aangaan van een samenwerking nadenkt over deze zaken en deze ook op papier zet – dat mag gewoon in een e-mailtje en hoeft niet in een vuistdik contract – dan heb je iets om op terug te vallen als het misloopt. Future you will thank you for that.


Debiteurenbeheer en moment van facturatie

We zien dat ook het debiteurenbeheer en de facturatie een bron kunnen zijn voor conflict of wanbetaling. Als een factuur niet juist is of heel laat wordt verzonden, is dit vaak vervelend voor de andere partij. Dit kan tot discussies leiden over betaling. Zonde!

Voorkom dit door een goede debiteurenadministratie bij te houden en factureer snel nadat je het werk hebt geleverd. Zo staat het verbluffende resultaat dat je hebt geleverd waarschijnlijk ook nog helder op het netvlies van je klant en zal hij daar graag voor betalen.

Wordt een factuur niet op tijd betaald, ga hier ook direct achteraan. Stuur een betalingsherinnering of bel de klant op. Vaak is er dan een reden waarom er nog niet is betaald. En als die er niet is, dan volgt vaak snel na zo’n belletje betaling.

Wordt ook na een of enkele betalingsherinneringen en een belletje niet betaald, onderneem dan ook direct actie om de factuur te incasseren. Fyner kan u hierbij helpen!

 

Bouw zekerheid in

Soms loop het écht niet zoals je wilt. Soms wil de klant niet betalen voor producten die je hebt geleverd. Soms kán de klant niet betalen. Dan is het handig dat je in het contract, in je algemene voorwaarden of bij het maken van afspraken zekerheid hebt ingebouwd. Er zijn een aantal juridische tricks die je hiervoor kunt gebruiken.

Je kunt met de klant die producten van je afneemt een eigendomsvoorbehoud sluiten. Als de klant niet volledig betaalt, ben je in zo’n geval nog steeds eigenaar van het product dat je hebt geleverd. Dit kun je (ook in een faillissement!) dan gewoon opeisen. Ook kun je zekerheid krijgen door een aanbetaling te vragen, of – bij grote opdrachten of een lening of investering – een pand- of hypotheekrecht afspreken. Hiermee zorg je ervoor dat je, ook als de wederpartij niet betaalt, niet met lege handen staat.

Wil je ervoor zorgen dat je vanuit rust en vertrouwen kunt ondernemen, of heb je iemand nodig die voor jou de strijd aangaat met een wanbetaler? Doe de gratis check en kom erachter of wij je kunnen helpen.

 Auteur: Corné van de Wiel